GESCHÄFTSORDNUNG

§ 1: Stellung des Kremser Vereinsarchivs

Das Archiv ist eine Einrichtung des "Archivvereines Krems/Donau".

 

§ 2: Die Aufgaben des Archivs

1) Dem Archiv, im Folgenden "Vereinsarchiv (VA)" genannt obliegt die Erfassung, Sammlung, Erhaltung, Erschließung und die Nutzbarmachung des gesammelten archivwürdigen Guts, welches von Mitgliedern und Gönnern eingebracht wurde.  Das VA hat dieses Gut zur Nutzung für amtliche, wissenschaftliche und publizistische Zwecke und für berechtigte persönliche Interessen bereitzuhalten. Die

Benutzungsordnung regelt den Zugang zum Archivgut des VA.

2 ) Das Gut ist

a) hinsichtlich der Einbringung (Geschenk, Spende, Leihgabe, Legat) zu unterscheiden und zu dokumentieren

a) sachgerecht aufzubewahren, zu pflegen und durch entsprechende konservatorische Maßnahmen zu sichern,

b) durch eine Inventarisierung und Indizierung zu erschließen,

c) zur Benützung durch Dienststellen des Bundes, der öffentlichen Körperschaften sowie einzelner nach Rechts- und Beweisunterlagen suchender Personen zugänglich zu halten,

d) in den Dienst der Wissenschaft zu stellen, indem die wissenschaftliche Benützung (Forschung) ermöglicht wird.

 

§ 3: Benützbarkeit der Archivalien. Archivsperre

1) Die im VA verwahrten Archivalien stehen, soweit nicht öffentliche Interessen oder die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (Bundesgesetz vom 18. Oktober 1978 über den Schutz personenbezogener Daten, BGBl. Nr. 565) entgegenstehen, Bürgern aus Staaten der EU zur Benützung für die Wahrung privater Interessen oder für die wissenschaftliche Forschung zur Verfügung. Die Benutzung des Archivguts ist allgemein zulässig. Natürliche Personen müssen das 16. Lebensjahr vollendet haben, ist die Altersgrenze noch nicht erreicht, bedarf es der schriftlichen Zustimmungserklärung des gesetzlichenVertreters.

2) Für die Benützung von Archivalien des VA besteht eine gleitende Benützergrenze von 50 Jahren. Archivalien, die älter als 50 Jahre sind, werden ohne Einschränkungen zur Benützung vorgelegt, wenn nicht öffentliche Interessen oder Bestimmungen des Datenschutzgesetzes entgegenstehen. Archivalien, die jünger als 50 Jahre sind, können in besonderen Fällen zum Zwecke der Forschung mit Einwilligung der Archivleitung nach schriftlicher Erklärung zur Einhaltung des Datenschutzgesetzes durch den Benutzer zur Benützung vorgelegt werden.

3) Die Benutzung des Archivguts kann erfolgen durch Einsichtnahme in das Archivgut oder in Reproduktionen von diesem, mündliche und schriftliche Anfragen, Anforderung von Reproduktionen von Archivgut und Entlehnung von Archivgut oder von Reproduktionen von diesem.

 

§ 4: Benützerräume und Benützerzeiten

1) Der allgemeine Benützerraum ist der Leseraum des VA. Hier sind alle Archivalien des Archivs zu benützen, ferner auch solche Archivalien, die von anderen Archiven in das VA zum Zwecke der Benützung gebracht werden.

2) Die Benützerzeiten werden nach Zweckmäßigkeit durch den Vorstand des Archivvereins festgelegt.

 

§ 5: Anmeldung der Archivbenützer

1) Jeder Archivbenützer hat beim ersten Besuch bzw. bei Beginn eines neuen Forschungsvorhabens eine schriftliche Anmeldung abzugeben und dazu einen Benützerschein mit Angabe von Name, Beruf, Adresse und Forschungsthema auszufertigen.

2) Die Archivare sind beauftragt, zur Überprüfung der auf dem Benützerschein gemachten Angaben die Vorlage eines Personaldokuments zu verlangen.

3) Die Benützer, die Forschungsergebnisse publizieren, haben dem Archiv ohne weitere Auforderung ein Exemplar ihrer Publikation zu übermitteln.

 

§ 6: Bestellung und Umgang mit den Archivalien

1) Der Benützer hat die Bestellung unter Verwendung des aufliegenden Formulars (Bestellschein) vorzunehmen.

2) Es dürfen höchstens 3 Bücher, 2 Aktenkartons, oder 10 Einzelaktenstücke an einem Tag bestellt werden. Weitere Bestellungen können erst dann entgegengenommen werden, wenn zumindest die Hälfte dieser Archivalien fertig benützt und zur Rückstellung freigegeben wurde.

3) Das Betreten der Depoträume ist Benützern nicht gestattet.

4) Die Archivleitung kann die Vorlage von Archivalien, die sich in schlechtem Zustand befinden und die durch die Benützung leiden würden, ablehnen.

5) Den Benützern obliegt es, ältere Schriften lesen zu können. Die Archivare sind nicht verpflichtet, den Benützern handschriftlich verfasste Texte vorzulesen oder Inhalte zu diktieren und zu erläutern.

6) Die im VA aufbewahrten Archivalien stehen jedem Forscher zu gleichen Bedingungen zur Verfügung. Das Archiv ist weder in der Lage noch berechtigt, Maßnahmen zur Durchsetzung oder Wahrung von Prioritätsrechten durch einen Archivbenützer zu treffen.

 

§ 7: Aufbewahrungsdauer der bereitgestellten Archivalien

1) Die bereitgestellten Archivalien sind vom Benützer binnen 14 Tagen einzusehen.

2) Sollte ein Einhalten dieser Frist nicht möglich sein, so muss der Benützer dies im obgenannten Zeitraum unter Angabe des Grundes mitteilen. In diesem Fall ist eine Verlängerung bis zu sechs Wochen möglich.

3) Bei Nichtbenützung in den in Absatz 1 bzw. 2 genannten Zeiträumen werden die Archivalien wieder in das Depot zurückgestellt. Eine Wiederbestellung ist nur in besonderen Fällen mit Bewilligung der Archivleitung möglich.

 

§ 8: Behandlung der Archivalien durch die Benützer

1) Jeder Benützer darf nur in jene Archivalien Einsicht nehmen, die für ihn aus dem Depot ausgehoben und bereitgestellt wurden. Die Archivalien werden durch den Benutzerdienst ausgefolgt und sind jeweils spätestens 15 min. vor Ende der Öffnungszeit zurückzugeben. Dabei ist auch mitzuteilen, ob eine weitere Einsichtnahme an einem anderen Öffnungstag beabsichtigt ist.

2) Die Archivalien sind mit größter Sorgfalt zu behandeln und müssen in der Ordnung und Reihenfolge bleiben, in der sie übernommen wurden. Jede Entfernung des Archivgutes aus dem Benützerraum ist untersagt.

3) Es ist nicht erlaubt, die Archivalien zu beschriften oder mit Vermerken zu versehen bzw. als Unterlage zu verwenden. Allfällige Verunreinigungen der Archivalien sind bei Aushändigung bzw. Kenntnisnahme durch den Benutzer umgehend der Archivaufsicht zu melden.

 

§ 9: Das Verhalten im Benützerraum

1) Die Benützer müssen sich im Benützerraum so verhalten, dass andere dort arbeitende Personen nicht gestört werden.

2) Laute Gespräche und jegliche Telefonate im Benützersaal sind zu unterlassen. Mobiltelefone sind abzuschalten. Um die Verschmutzung der Archivalien zu vermeiden, ist das Einnehmen von Mahlzeiten oder von Getränken im Benützerraum nicht gestattet. Aus dem gleichen Grund und wegen der Feuergefahr ist auch das Rauchen im Benützerraum untersagt.

3) Überkleider, Schirme und Taschen müssen gesondert abgelegt werden. Der Benützer ist verpflichtet, beim Verlassen der Archivräume auf Verlangen eine Kontrolle des Inhalts seiner Taschen zu ermöglichen. Für die Garderobe und für die abgelegten Gegenstände der Benützer übernimmt das VA keine Haftung.

 

§ 10: Rückstellung der Archivalien

1) Jeder Benützer hat beim Verlassen des Archivs anzugeben, ob er die für ihn bereitgestellten Archivalien nochmals einsehen möchte oder ob sie zurückgestellt werden sollen.

2) Im ersten Fall werden die Archivalien weitere 14 Tage bereitgestellt. Wenn vor Ablauf dieser Frist unter Angabe entsprechender Gründe ein Ansuchen um Verlängerung gestellt wird, werden die Archivalien weitere 6 Wochen bereitgestellt.

3) Innerhalb der unter Absatz 2 genannten Frist nicht wieder benützte Archivalien werden in das Depot zurückgestellt. Eine Wiederbestellung durch den Benützer ist nur bei Vorliegen besonderer Gründe mit Bewilligung der Archivleitung möglich.

4) Vor Rückstellung in das Depot sind die Archivalien durch einen Bediensteten des Archivs auf ihre Vollständigkeit und ihren ordnungsgemäßen Zustand zu überprüfen.

 

§ 11: Archivalienentlehnung und Archivalienkopierung

1) Soweit es sich bei den, im VA aufbewahrten Archivalien um Unikate handelt, ist die Entlehnung von Archivalien an Privatpersonen nicht möglich.

2) Sofern es ohne Gefahr einer Beschädigung der Archivalien möglich ist, werden für Benützer Kopien angefertigt. Die Herstellung erfolgt – sofern die erforderlichen Geräte vorhanden und betriebsbereit sind – im Archiv. Wenn dies nicht der Fall ist, wird eine Privatfirma herangezogen. Die Kosten sind in allen Fällen vom Besteller zu tragen.

3) Die Kopierung von Archivalien im Archiv ist grundsätzlich im voraus zu bezahlen. Bei Kopierung durch eine Privatfirma ist der Auftraggeber (Benützer) verpflichtet, das VA schadlos und klaglos zu halten.

4) Schriftstücke, deren Entstehungszeit weniger als 100 Jahre zurückliegt oder von denen mehrere Ausfertigungen bzw. Kopien im Archiv vorhanden sind, werden an Dienststellen der Republik Österreich, des Bundeslandes Niederösterreich, anderer Bundesländer und an Gemeinden im Original entlehnt, wenn sie keinen außerordentlichen rechtlichen, historischen oder künstlerischen

Wert besitzen. Schriftstücke, bei denen dies nicht zutrifft, werden im Falle einer Anforderung durch eine Dienststelle kopiert und die Kopie weitergeleitet; die Originale verbleiben im Archiv.

5) Originalschriftstücke können für Ausstellungen entlehnt werden,

a) wenn der Rechtsträger und die leitenden Mitarbeiter der Ausstellung Gewähr bieten, dass es sich um ein methodisch einwandfreies Unternehmen wissenschaftlichen oder volksbildnerischen Charakters handelt,

b) wenn der Rechtsträger entsprechende Gewähr bietet, dass die Archivalien während des Transportes, während der Vorbereitungsarbeiten, während der Ausstellung und während der Aufräumungsarbeiten gegen Diebstahl, Feuer und Beschädigung geschützt sind,

c) wenn der Rechtsträger bereit ist, die Archivalien ihrem Werte entsprechend zu versichern.

d) Archivalien, die wegen ihres schlechten Erhaltungszustandes besonderer Schonung bedürfen, können nicht für Ausstellungszwecke entlehnt werden.

6) Eine Entlehnung von Originalschriftstücken an inländische Archive ist nur dann möglich,

a) wenn diese Archive eine ständige fachliche und wissenschaftliche Betreuung aufweisen,

b) wenn in dem Archiv die Voraussetzungen für eine feuer- und einbruchsichere Aufbewahrun gegeben sind,

c) wenn die Entlehnung des Originals für eine wissenschaftliche Untersuchung erforderlich ist. Wenn diese Voraussetzungen nicht gegeben sind, sind Kopien anzufertigen und dem Archiv zu

übermitteln.

7) Die Entlehnung von Originalarchivalien erfolgt in jedem Fall nur über schriftliche Anforderung, die Übergabe nur gegen einen Entlehnschein, der von einem Bevollmächtigen des Entlehners unterzeichnet wird.

8) Die Entlehner von Originalarchivalien sind zur Einhaltung des mit dem VA vereinbarten Rückstellungstermins verpflichtet. In besonderen Fällen kann das VA eine vorzeitige Rückstellung verlangen. Das VA ist verpflichtet, die Rückstellung der entlehnten Archivalien nach Ablauf der Entlehnfrist einzumahnen. Eine Verlängerung der Entlehnfrist kann dann erfolgen, wenn die entlehnende Institution die Verlängerung entsprechend begründet.

9) Werden Archivalien trotz zweimaliger Mahnung und Nachfrist nicht zurückgestellt, ist mithilfe einer rechtsfreundlichden Vertretung die Rückgabe zivilrechtlich zu erzwingen.

 

§ 12: Aktentnahme und Rückstellung in das Depot

1) Die Entnahme der Archivalien aus dem Depot und die Rückstellung in das Depot darf nur durch Bedienstete des Archivs erfolgen.

2) Bei der Entnahme ist an die Stelle des entfernten Schriftstückes, Faszikels oder Buches ein „Einlageschein“ bzw. der vom Benützer ausgefüllte „Bestellschein“ einzulegen. Auf Einlageschein (Bestellschein) ist zu vermerken:

a) die Signatur

b) das Datum der Entnahme

c) die Institution oder Person, für die die Aushebung erfolgte

d) der Name des Archivbediensteten, der die Aushebung durchführte.

Bei Rückstellung der Archivalien und Bücher ist der Einlageschein (Bestellschein) wieder zu entfernen. Der Schein ist aufzuheben und gilt als Nachweis für die Benützung.

3) Die Archivalien sollen sofort nach der Freigabe durch den Benützer oder, bei Entlehnung, nach erfolgter Rückgabe in das Depot zurückgestellt werden.

4) Über die Archivalienentlehnungen ist ein Protokoll zu führen, aus dem zu ersehen ist:

a) die entlehnende Institution

b) das Datum der Entlehnung

c) das Datum der Rückstellung

d) die Aktenzahl des allfälligen Schriftwechsels.

 

§ 13: Herstellung von Kopien

1) Von Archivgut dürfen Benützer selbst keine Reproduktionen mittels Photoapparat, Digitalkamera, Scanner oder ähnlichem herstellen. Abbildungen aus oder von Archivgut dürfen nur mit Zustimmung des Archivs unter Bezeichnung der Quelle und gegen Erlag der vorgesehenen Reprogebühren veröffentlicht werden.

2) Beglaubigte Abschriften (Kopien) können durch das Archiv für Benützer nur dann hergestellt werden, wenn sie zur Vorlage bei Behörden oder Gerichten dienen sollen. Sie sind in diesem Fall durch das Archiv zu beglaubigen; der Besteller hat die vorgeschriebenen Gebühren zu entrichten.

 

§ 14: Beantwortung schriftlicher Anfragen an das Archiv

1) Fragen von Personen, die Auskünfte über Archivalien zur Vorlage bei Behörden oder Gerichten benötigen, sind rasch und möglichst vollständig zu beantworten.

2) Bei wissenschaftlichen Anfragen ist dem Fragesteller schriftliche Auskunft über den Umfang des für sein Forschungsgebiet im VA vorhandenen Materials zu erteilen. Überfordert die Anfrage das Wissen des Archivars, so kann bei Zustimmung des Anfragers ein Fachmann beigezogen werden. Kosten und die eigentliche Forschungsarbeit müssen vom Fragesteller selbst beigesteuert werden.

 

§ 15: Archivbibliothek

1) Druckwerke (Bücher) aus der Bibliothek des VA sind entlehnbar. § 16: Haftungen

1. Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen an Archivgut sowie für sonstige Schäden, die er verursacht hat.

2. Das VA übernimmt keine Haftung für Schäden am Eigentum von Benutzern oder für gesundheitliche Schädigungen in Folge der Benutzung von Archivgut.

3. Der Benutzer hat bei Verletzung der Benutzerordnung das Stadtarchiv schad- und klaglos zu halten, wenn deswegen von Dritten Ansprüche gegenüber dem VA erhoben werden. Er haftet

insbesondere auch für die Einhaltung der einschlägigen Bestimmungen des Datenschutzgesetzes.

4. Werden Reproduktionen ohne Einwilligung des VA veröffentlicht (Druckwerke, Film- und Fernsehaufnahmen, etc.), vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben bzw. fehlt jeder Quellenhinweis, so hat das VA Schadenersatzanspruch auf das 10-fache Entgelt, das gemäß den geltenden Preisen für die Herstellung der betreffenden Reproduktion zu entrichten wäre, mindestens jedoch € 350,00.

5. Das VA haftet nicht für materielle Nachteile, die aus dem Nichtausfolgen von Archivgut dem Antragsteller entstehen können.

 

§ 16: Haftungen
1. Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen an Archivgut sowie für sonstige Schäden, die er verursacht hat.
2. Das VA übernimmt keine Haftung für Schäden am Eigentum von Benutzern oder für gesundheitliche Schädigungen in Folge der Benutzung von Archivgut.
3. Der Benutzer hat bei Verletzung der Benutzerordnung das VA schad- und klaglos zu halten, wenn deswegen von Dritten Ansprüche gegenüber dem Stadtarchiv erhoben werden. Er haftet
insbesondere auch für die Einhaltung der einschlägigen Bestimmungen des Datenschutzgesetzes.
4. Werden Reproduktionen ohne Einwilligung des Stadtarchivs veröffentlicht (Druckwerke, Film- und Fernsehaufnahmen, etc.), vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben bzw. fehlt jeder Quellenhinweis, so hat das VA Schadenersatzanspruch auf das 10-fache Entgelt, das gemäß den geltenden Preisen für die Herstellung der betreffenden Reproduktion zu entrichten wäre, mindestens jedoch €
350,00.
5. Das VA haftet nicht für materielle Nachteile, die aus dem Nichtausfolgen von Archivgut dem Antragsteller entstehen können.

 

§ 17: Ausschluss von der Benützung des VA

Archivbenützer, die gegen die in der vorliegenden Archiv- und Benützerordnung enthaltenen Bestimmungen im grober Weise verstoßen, können durch die Archivleitung von der weiteren Benützung des VA ausgeschlossen werden.

 

§ 18 Kosten:

1. Bearbeitungsbeiträge (alle inkl. MWSt.):

Wochenkarte (Fünf-Tages-Karte):

Berechtigt zur Benutzung an fünf beliebigen Wochentagen je angefangener Tag innerhalb eines Jahres € 8,00 (Gültigkeitsdauer: 12 Monate ab Ausstellungsdatum, die einzelnen Besuche werden in

Abzug gebracht).

Monatskarte (Zwanzig-Tages-Karte):

Berechtigt zur Benutzung an zwanzig beliebigen Wochentagen je angefangenen Tag innerhalb eines Jahres € 17,00 (Gültigkeitsdauer: 12 Monate ab Ausstellungsdatum, die einzelnen Besuche werden

in Abzug gebracht).

Jahreskarte:

Berechtigt zur Benutzung auf die Dauer von 12 Monaten € 35,00.

Studenten, die im Rahmen eines Seminars oder einer anderen Lehrveranstaltung das Archiv benutzen, benötigen nach vorheriger schriftlicher Anmeldung durch den Lehrbeauftragten für die Dauer eines Semesters nur eine Wochenkarte.

Vereinsmitglieder: Entrichten für die Nutzung des VA jeweils nur die Hälfte der Normalgebühren, für Kopien, etc., gilt auch für sie die Normalgebühr. Einbringer der Archivalie (Geschenk, Leihgabe,...) leisten keine Gebühren, im Übrigen gelten für sie die gleichen Ausleihbedingungen.

2. Kosten für Kopien / Vervielfältigungen

Verwendung von Vervielfältigungen (Akt, Foto etc., SW und Farbe) des Stadtarchivs (nicht zum eigenen Gebrauch) zur Publikation in Büchern, Bildbänden, Ausstellungskatalogen, Zeitungen und Zeitschriften, Kalendern, Neuen Medien (CD-ROM, CDI, DVD, Internet etc.), auf Postkarten, etc.:

Einmalige Manipulationsgebühr pro Vorlage € 25,00 / Mengenrabatt: ab 10 Vorlagen 20%, ab 50 Vorlagen 35%.

Entgelte für die Schaustellung von Originalen oder Reproduktionen von Fotos des Stadtarchivs in Ausstellungen bzw. Fernseh- und Filmaufnahmen: Manipulationsgebühr für die erste Archivalie € 100, 00, für jede weitere Archivalie € 70, 00.

Die Herstellung von Faksimiles von Archivgut des Stadtarchivs bedarf einer gesonderten schriftlichen vertraglichen Vereinbarung.

3. Kosten für fachliche Bearbeitung von Anfragen:

Fachliche inhaltliche Bearbeitung schriftlicher und mündlicher Anfragen durch MitarbeiterInnen des VA im Rahmen ihrer Möglichkeiten: auf Basis eines Kostenvoranschlages je angefangene halbe Stunde Bearbeitungszeit € 32,00 (die erste halbe Stunde ist kostenfrei).

 

Diese Archiv- und Benützerordnung tritt mit September 2014 in Kraft.